Office 365 – Teams vagy Yammer? Melyik jobb a csapatmunkára?

Office 365 - Teams

Alapvetően mind a Yammer, mind az Office365 – Teams, de akár az e-mail is a kommunikációról szól, de más-más közönséghet céloznak meg. A használni kívánt alkalmazás, így a beszélgetés jellegétől és a közönségtől függ.

A Yammer-t a Microsoft úgy alkotta meg, hogy ha egy külső személlyel, vagy nagyobb körrel – ügyfelekkel, partnerekkel -szeretnénk kommunikálni, közösséget kiépíteni, akkor az Office 365 erre is kínáljon megoldást. Olyan emberek kommunikálhatnak a felületen, akik nem feltétlenül ismerik egymást, de közös érdeklődési körrel, készségekkel rendelkeznek.
Miért is jó ez? Erősíti a közösséghez tartozás érzését, és ezek az emberek tudnak egymással beszélgetni, kommunikálni, ezáltal a Yammer élővé teszi a kapcsolatot. Lehetőségünk adódik arra, hogy ne csak akkor beszélgessünk a partnereinkkel, amikor egy-egy üzlet megkívánja, hanem folyamatos kapcsolatban legyünk, tudjunk egymásról.

Számos szervezet, köztük a Microsoft is, a Yammer-t használja elsődleges felületként. A Yammer az Office 365 alkalmazások döntő többségébe integrálódik, így a SharePoint-ba és a Teams-be, sőt az Outlookba is. Bármely SharePoint webhelyhez hozzáadhatunk egy Yammer webrészt, hogy a Yammer beszélgetéseket a SharePointban is megjelenjenek.

A Teams, ahogy az előző cikkünkben már írtuk, a vállalati csapatmunka leghatékonyabb eszköze. Célja, hogy csoportokat támogasson egy-egy vállalati szegmensben, vagy csapatokat adott projekt mentén. Elmondható, hogy a Yammerrel ellentéteben ezek olyan vállalati közösségi terek, amelyek tartalmához, elsősorban csak a munkacsoport tagjai férnek hozzá.
A Yammer beszélgetések alapvetően nyitott beszélgetések, nem járnak le, elérhetőek az üzenőfalon. Ezzel szemben a Teams kommunkáció sokkal gyorsabb, hiszen alapvetően a munka hatékonyságának növelését célozza. Fontos, hogy pörögjön a munka, gyors legyen a kommunikáció, és minden adat és információ azonnak rendelkezésre álljon.

Összességében elmondható, hogy a Yammer elsősorban külsős kapcsolattartásra szolgáló, vállalati közösségi médiafelület, míg a Teams belsős, csoportmunkát támogató Office 365 megoldás.

Ha érdekelnek az Office 365 alkalmazások, és szívesen tanulnál róluk, akkor jelentkezz oktatásunkra. Lehetsz teljesen kezdő, vagy már aktív felhasználója a környezetnek, biztosan tudunk újat mutatni. Itt jelentkezhetsz.

Office 365 – A Teams bemutatása

Teams

Ebben a cikkben bemutatjuk a Microsoft Teams-t, amely a Office 365 szolgáltatáscsomagnak egyik fontos része.

Fontos leszögezni, hogy a Teams nem a Skype vállalati verziója, hanem csak egy kis része annak. Sokkal több, mint önmagában a Skype, hiszen joggal nevezhető a közös csoportmunka központjának is. Ez nem csupán csetelés és hívást jelent, hanem az Office 365 többi szolgáltatásával szorosan együttműködő rendszert. Office 365 alkalmazások többsége már be van integrálva és a Teamsbe. Szervesen beépül a Sharepoint, valamint a Sharepoint dokumentumtárai is. Ezek lesznek azok a helyek, ahol a Teams munkavégzés során elkészült fájlokat elhelyezhetjük és a csapat tagjai hozzáférnek. Ha egy közös munkát dolgozunk, akkor ezek a dokumentumok csupán egy kattintásra vannak a csevegéstől, amit a munka során folytatunk.

A Teams mögött adminisztratív és informatikai szempontból az Office 365 csoportok állnak. Ezek nem pusztán egy csoportot határoznak meg, hanem hozzátartozik minden egyes csapathoz egy Sharepoint oldalgyűjtemény (site collection) is. (Hiszen egy Sharepoint oldal, több aloldalt tartalmazhat, ezért írtam a gyűjteményt) Ezek a csapatok, csoportok önálló email címmel is rendelkeznek, így értelmezhetőek terjesztési csoportként, biztonsági csoportként, de akár megosztott postafiókként is funkcionálhatnak.
A Teams használata során rögzített konferenciát élőben feliratozza (sajnos egyelőre magyar nyelven még nem működik) , ezáltal indexeli, és a későbbiekben lehetőség nyílik a keresésre benne. Multinacionális cégeknél történő angol nyelven folytatott meetingek esetében azonban már Magyarországon is hasznos lehet ez a funkció.

Ha a vállalaton belül a manapság oly elterjedt és erőteljesen emelkedő trendet mutató csoportos munkavégzést szeretnénk folytatni, akkor mindegy, hogy ezt egy állandó jelleggel együttműködő csapat teszi, mint pl. a pénzügy, értékesítés, beszerzés, stb., vagy egy olyan alkalmi csoport, ahol a szervezeti egységek bizonyos tagjai működnek együtt egy-egy projekt során. A Teams az a munkafelület, ahol a csoportos munkavégzés a legjobban megvalósítható. Nézzük csak meg, hogy miért. Ahogy már említettük minden egy helyen elérhető, nem kell egymást telefonon hívogatnunk, másrészt pedig a csetelés funkciónak köszönhetően az egy mondatos e-mail váltásokat is elfelejthetjük. Azonnali válaszhoz és információhoz jutunk a feletett kérdésünkre.

Ha kérdésetek lenne, vagy érdekel ez a téma, akkor az általunk szervezett oktatás során nem csak a Teams rejtelmeibe avatunk be, hanem az Office 365 szolgáltatáscsomag további részleteit is megismerheted.

 

Részletek itt!

Rendszergazda szemmel – Office 365 vagy Office 2019?

Rendszergazdaként gyakran megkérdezik ügyfeleink, hogy mi a különbség az Office 365 és az Office 2019 között.

 

Mi az Office 365?

 

 

A Microsoft Office 365 havi vagy éves előfizetésen alapuló szolgáltatás, amely a már jól ismert Office alkalmazásokat, és más felhőalapú szolgáltatásokat kínálja. Sokfajta előfizetés létezik otthoni felhasználóknak, kis- és középvállalkozásoknak, nagyvállalatoknak, sőt, iskolák és nonprofit szervezetek számára is elérhető. Ezen előfizetések között találunk olyat, ami magában foglalja a hagyományos Office alkalmazásokat (például az Outlook, Word, Excel, PowerPoint stb.), és lehetőséget biztosít a számítógépre történő telepítésre. Fontos megjegyezni, hogy az Office 365 web alapú hozzáférést is kínál a hagyományos Office alkalmazásokhoz (Outlook, Word, Excel), valamint számos más webes szolgáltatás széles skáláját kínálja. Ilyen például a Teams, a Yammer, Stream, és a Sway is.

 

Az összes Office 365 előfizetés tartalmaz 1 TB felhőalapú tárolást, az említett Office online szolgáltatásokat,a mobilalkalmazások teljes funkcionalitását, az új szolgáltatások folyamatos frissítését, valamint a biztonsági javításokat.

Mi az Office 2019?

 

Az Office 2019 a „hagyományos” Office csomag legfrissebb verziója, az Office 2016 utáni kiadás. Egyszeri vásárlásként kerül értékesítésre, egy PC-re vagy Mac-re, és a tiéd marad, amíg a gépet használod. Az Office 2019 otthoni vagy üzleti verziója tartalmazza a Word, az Excel, a PowerPoint és az Outlook alkalmazásokat. Ha új verzió jelenik meg, akkor nincs lehetőség a legújabb szoftver használatára, azt újra, teljes áron meg kell vásárolni. Az Office 2019 felhasználók nem kapnak szolgáltatásfrissítéseket, viszont a stabilitási és biztonsági frissítések rendelkezésre állnak.

Mi a különbség az Office 365 és az Office 2019 között?

 

 

Az első különbség a fizetési modellben van: az Office 2019 egy vásárlási, míg az Office 365 egy bérleti konstrukció. Hasonló példa lehetne egy autó megvásárlása szemben a bérléssel. Vannak ügyfelek, akik befektetnek az új autóba, mert tudják, hogy az elkövetkezendő sok évben használni fogják azt, és kevésbé fontos az új technológiák megjelenése. Míg az autókölcsönzés szinte minden hónapban lehetővé teszi a fogyasztó számára, hogy új autót béreljen, mindig az autóipar legkorszerűbb technológiával.

 

A második különbség pedig a hozzáadott plusz szolgáltatásokban van. Az Office 365 sokkal több alkalmazást és lehetőséget tartalmaz.

Melyiket válasszam?

 

Nyilvánvaló, hogy a Microsoft azt szeretné, hogy a vállalkozások az Office 365 valamelyik csomagját használják. Mi is elfogultak vagyunk, mivel rendszergazdaként valóban hisszük, hogy jobb üzleti eredmények érhetők el modern eszközökkel egy új felhő alapú munkahelyen. Persze itt is, mint minden vásárlási döntésnél, meg kell vizsgálnod céged helyzetét, fejlődési terveit.

Ahogy írtuk, ha fontos az innováció, a rendszeres frissítés, a felhő alapú közös munka, akkor mindenképpen megéri a bérleti konstrukció. Nem beszélve arról, hogy ez az egész nem eszköz kötött, hanem felhasználói fiókhoz. A fiók tulajdonosa akár öt eszközre is telepítheti az alkalmazásokat.

Ha az előbb leírt szempontok kevésbé érdekesek, vagy nem fontos, hogy a termék eszközhöz kötött, akkor a vásárlás is szóba jöhet. Elmondható, hogy verziótól függően körülbelül 2-3 év használat esetén “térül meg” a vásárolt termék.

Mennyire bonyolult?

 

 

Semennyire. Ha cégedet szeretnéd modernizálni keress minket, mindent elmondunk, és segítünk az átállásban. Sőt, ha szeretnétek, oktatást is biztosítunk nektek.

Rendszergazda szemmel – Felhő, vagy saját szerver?

Rendszergazda szemmel látjuk és nem győzzük hangoztatni, hogy mennyire fontos egy üzletmenet folytonossági terv megléte, mert például egy szerver meghibásodása, akár katasztrofális hatással is lehet vállalkozásodra. Tegyük fel azonban, hogy rendelkeztek ilyennel, és tudod, hogy mit fogsz tenni, ha a kiszolgáló meghibásodik. Milyen szempontokat kell mérlegelni a megfelelő eszköz kiválasztásakor?

A legnagyobb döntés az, hogy felhőalapú vagy házon belüli szerver infrastruktúra kerül kialakításra. Bár lehet, hogy egy egyszerű választásnak tűnik, a döntés során sok mindent meg kell fontolni. Az első tényező az, hogy mennyire fontos az üzemidő. A felhőalapú megoldások általában drágábbak, mint a házon belüli, de a felhő előnyei messze felülmúlhatják ezen költségekből fakadó hátrányokat. Például egy online üzleti tevékenység, melynél elengedhetetlen az állandó rendelkezésre állás, az emelt szolgáltatási szintért, valószínűleg hajlandók többet fizetni.

Az üzemidőtől nem függő vállalkozások inkább kialakítanak egy házon belüli megoldást.
Íme néhány előny és hátrány a felhő és a házon belüli szerverek között.

Saját szerver

Előnyei:
– Rendszergazda kezében van a backup.
– Kritikus adatok házon belül maradnak, nincs harmadik hozzáférés.
– Nem szükséges internetkapcsolat az adatokhoz.
– Kis -és közepes vállalatoknál költséghatékonyabb megoldás lehet.

Hátrányai:
– Meg kell vásárolni a hardvert.
– Helyet kell biztosítani az irodában és nem árt egy rendszergazda se, aki üzemelteti.
– Előfordulhat, hogy házon belüli mivolta érzékenyebb egy adatvesztésre.
– Nincs visszaállási időgarancia.

Felhős szerver

Előnyei:
– Nincs szükség a hardver megvásárlására.
– A gyorsan növekvő kisebb cégek számára előnyösebb lehet a kapacitás skálázhatósága miatt.
– Csak azért kell fizetned, amit ki is használsz.
– A rendszergazda bárhonnan kezdeményezheti a biztonsági mentést, vagy visszaállítást.
– Az adatmentés akár 15 perces időközökkel is megoldható, így egy esetleges adatvesztés esetén, minimális a kár.

Hátrányai:
– A szinte azonnali rendelkezésre állási idő miatt, azoknak a vállalatoknak költséges lehet, ahol nem ez a fő szempont.
– Bosszantó lehet a korlát. Bár, ezt a rendszergazda növelni tudja.
– Egy esetleges internet kimaradás miatt nem férhetsz hozzá az adatokhoz.
– A teljes adatvisszaállítás nagyon időigényes lehet.

Mint látható, mindkét megoldásnak sok előnye és hátránya van. Üzemeltetőként gyakran ajánlunk hibrid modellt az ügyfelek számára, ami a házon belüli és a felhő alapú lehetőségek kombinációját jelenti. A házon belüli saját szerverek lehetővé teszik, hogy ne kelljen az internetre támaszkodni. Ugyanakkor mégis kihasználhatják a felhő megoldás előnyeit, például az Office 365 – Microsoft Exchange levelezéssel, hogy nagy rendelkezésre állásnak köszönhetően bármikor csatlakozhatnak a szolgáltatáshoz.

Szintén hibrid megoldás lehet, hogy az ügyfél rendelkezik helyszíni szerverrel, helyi mentési tárolóval. Az alkalmazottak hozzáférhetnek gépükről az alkalmazásokhoz, fájlokhoz, Office 365 alapú levelezésükhöz, nyomtatókhoz a helyi hálózaton keresztül. Ezzel párhuzamosan a felhőalapú megoldásra az adatok mentésre kerülnek.

Ha bármilyen kérdésed lenne, esetleg tanácsot szeretnél rendszereddel kapcsolatban, vagy Office 365 megoldás érdekel, keress bennünket bátran telefonon, chat szobánkban, vagy emailen!